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档案管理人员要严格按照下列条款,管好所藏档案,保护档案的安全。
(一)档案箱架排放整齐,案卷排列科学合理,层次清楚。
(二)库房内严禁明火及放置易燃、易爆危险物品以及对档案保护不利的其它物品,做到专室专用。
(三)提高警惕,加强保密观念,下班前关好门窗,切断电源,库房钥匙由专职档案人员保管。
(四)保持档案库房的清洁卫生,定期检查、要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施,及时补充杀虫灭菌药物。按时记录库房内温湿度,控制库内温度在14℃-24℃,相对湿度在45%-65%。
(五)对库藏档案要定期进行检查、核对,做到账物相符。对字迹退变、破损的档案,应及时进行修补和复制。
(六)新接收的档案资料,进库前应进行除尘处理,对生虫、受潮、霉变档案,要进行技术处理后方可进库上架。
(七)非本室人员未经允许,不得随意进入库房。借阅档案、资料者,应在阅档室等待。